Внеофисное хранение документов. В чем преимущества?

Внеофисное хранение документов – весьма распространенная и востребованная у современного бизнеса услуга, популярность которой объясняется многими причинами. Главными среди них являются:

Внеофисное хранение документов

  1. Возможность освободить собственные полезные площади. Действующие архивные стандарты предъявляют довольно высокие требования к организации хранилища документов. Как минимум, это должно быть отдельное запирающееся помещение. Помимо этого нормативы подробно описывают стеллажи и полки, на которые следует помещать бумаги. В некоторых случаях устанавливаются также температурные режимы и режимы влажности. Стоит ли говорить, что для компании, не специализирующейся на оказании архивных услуг, все это сложно, хлопотно и затратно? В то же время сотрудничество с аутсорсерами позволяют сосредоточиться на своей непосредственной деятельности, не отвлекаясь на улаживание сопутствующих формальностей.
  2. Внеофисное хранение документов силами сторонних компаний — отличная возможность избавить себя от хлопот, связанных с наймом или обучением собственных сотрудников соответствующего профиля. Архивные работники должны обладать определенной квалификацией, владеть правилами формирования дел, их описей и т.д.
  3. Возможность воспользоваться дополнительными услугами. Архивные центры, помимо хранения документов, оказывают услуги по их сканированию, формированию электронных архивов, организации документооборота, уничтожению бумаг и др. Очень важно хранить документы правильно до передачи их в архив. И специализированные фирмы помогут обеспечить соблюдение основных правил. В свою очередь это поможет избежать утраты юридически значимых актов и, как следствие, претензий со стороны контролирующих органов. Особенного внимания в перечне дополнительных услуг, оказываемых специализированными архивными центрами, заслуживают мероприятия, по созданию электронного архива. В рамках такой услуги, исполнитель не просто сканирует документы, но и обрабатывает полученные данные. В ряде случаев (по желанию заказчика) это позволяет получить возможность для расширенного поиска документов по ключевым словам. В других каталоги имеют более простую структуру, но во всех ситуациях заказчик получает доступ к архивным документам прямо из своего офиса в любое время. Все, что ему для этого нужно, это компьютер и интернет. Ко всему прочему это еще и дополнительная защита данных от возможной утраты – уважающий себя исполнитель обязательно заботиться о резервном копировании информации на отдельном сервере.
  4. 4. Экономия денежных средств. Все вышеперечисленное в случае самостоятельной реализации обернется серьезными тратами. В то же время, поручив архивным центрам хранение документов, компания минимизирует по факту затраты.

Таким образом, внеофисное хранение документов силами профессионалов – это целесообразное, с точки зрения бизнеса, мероприятие, позволяющее оптимизировать временные и финансовые резервы.

Комментарии:

Добавить комментарий