Внедрение системы электронного документооборота (СЭД)

Внедрение системы электронного документооборота – СЭД, например 1С:Документооборот является довольно сложным процессом для любого предприятия. По опыту — в небольших организациях этот процесс занимает не менее 3-х месяцев. Сроки внедрения как правило зависят от следующих факторов:

  • Количество человек на предприятии. Для фирмы со штатом 3000 человек сроки внедрения могут достигать нескольких лет;
  • Количество имеющихся бумажных документов. Разумеется необходимо проводить работу по оцифровке текущих документов и правильному заполнению реквизитов справочников любой СЭД, которую Вы планируете внедрять;
  • Общий поток входящих/исходящих/внутренних документов, чем выше поток документов, тем сложнее заставить людей работать «по новому», приходится ломать устоявшиеся привычки;
  • Подготовленная нормативно-справочная информация. Если ранее в организации не был утвержден документ, который обычно называется «Инструкция по делопроизводству» и сотрудники фирмы не руководствуются им в своей повседневной деятельности, то сроки внедрения растягиваются на создание и утверждение такого документа, а также на ознакомление всех сотрудников с его содержанием;
  • Культура работы внутри фирмы. При внедрении любых изменений в организации некоторые коллективы препятствуют новым правилам работы, даже не задумываясь о полезности в будущем;
  • Количество людей, готовых к обучению новым технологиям. В преимущественно молодых коллективах внедрение СЭД ускоряется благодаря более легкой обучаемости.

Благо есть специалисты, помогающие корректно, максимально оперативно и безопасно внедрить СЭД. Конечно же, можно вызвать IT специалистов, которые установят соответствующее оборудование, разработают программное обеспечение, проведут сети и проверят работу СЭД, но ни в коем случае нельзя забывать, что после этого важно адаптировать сотрудников предприятия, а это потребует серьезной работы.Внедрение СЭД

Как правило, на сегодняшний день компании, занимающиеся разработкой и внедрением системы электронного документооборота, могут оказывать еще и услуги по адаптации системы на предприятии. Так, например, адаптация включает обучение сотрудников компании, контроль над начальными этапами работы. Кроме этого, любую информационную систему нужно обслуживать, поддерживать должным образом, что тоже может обеспечиваться посредством профильных специалистов сторонней компании.

Что касается профессионального обучения всех имеющих отношение к документообороту сотрудников компаний, то здесь будет преподан не только теоретический материал, но также будет вестись и практическая работа. Понятно, что внедрение системы электронного документооборота потребует профессионального обучения сотрудников. Это все нужно доверить специалистам, если хотите, чтобы все было сделано быстро и качественно, чтобы не пострадал бизнес. В дальнейшем организации начинают работать намного эффективнее.

Известно, что профессиональные IT специалисты, внедряющие СЭД, могут работать индивидуально с каждым из сотрудников компании. После прохождения теоретического курса, с сотрудником будут вестись практические занятия. После этого он уже самостоятельно будет работать с системой документооборота, однако, под контролем специалистов.

Чтобы внедрить электронный документооборот быстрее, необходимо стимулировать сотрудников, для чего также нужно разработать специальную систему. Для стимуляции быстрого изучения работы с СЭД можно использовать такие инструменты как премии, возможность продвижения по карьерной лестнице и многое другое. Известно, что многие сотрудники, работавшие всю свою жизнь с бумагами, достаточно негативно воспринимают электронную систему документооборота, не стараясь в нее внедриться. Вот почему важно корректно стимулировать сотрудников, используя четкую, справедливую для всех схему. Успехов!

Комментарии:

Добавить комментарий