Уничтожение документов в соответствии с архивными правилами

Каждая компания в ходе своей деятельности создает то или иное количество юридически значимых актов. Их перечень весьма широк и включает в себя, в частности, договора, счета, акты, накладные, приказы, распоряжения и др. Процедура создание таких бумаг, равно, как и их хранения подробно регламентирована на законодательном уровне.

Действующие правила предписывают компаниям обеспечивать надлежащее хранение документов в течение установленного законом времени. При этом существует три варианта такого хранения:

  1. Только в создавшем их структурном подразделении. По истечении установленного срока акты уничтожаются.
  2. В создавшем их отделе и затем в архиве. Опять же по прохождении установленного законом периода бумаги уничтожаются.
  3. В отделе и в архиве вечно – для документов с бессрочным сроком хранения.

Уничтожение документов – мероприятие, подчиняющееся определенным правилам и стандартам. Осуществляется оно следующим образом:

  1. Создается экспертная комиссия, в обязанности которой входит определение сроков хранения документов, а также их отбор для уничтожения. Обычно членами комиссии являются сотрудники структурных подразделений, создавших юридически значимые акты, работники архивного отдела и др. Необходимо также заранее разработать и утвердить положение о такой комиссии.
  2. Проводится экспертиза ценности документов.
  3. Отбираются на основе полученных данных документы, подлежащие уничтожению.
  4. Готовятся акты для уничтожения.

Практически каждый из этапов сопровождается оформлением соответствующего акта. При этом уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в строгом соответствии с действующими архивными стандартами. При этом важно следить, чтобы бумаги с истекшим сроком хранения не были задействованы в судебных процессах. В этом случае уничтожать их, разумеется, не стоит. В любом случае хорошо, если организация позаботилась об оцифровке бумажных версий документов, а сканы хранит в какой либо системе электронного документооборота.

Важно также озадачиться обеспечением конфиденциальности информации, хранящейся в уничтожаемых документах.
Физическое уничтожение бумаг может осуществляться различными способами. Как правило, большой объем передается специализированным фирмам. Этот процесс также оформляется соответствующим актом. Современные промышленные шредеры вполне способны обеспечить конфиденциальность процесса уничтожения документов. Нередко также бумаги утилизируют сжиганием.
Уничтожение документов по истечении срока их хранения – это право организации, а не ее обязанность.

Как бы то ни было, но существует возможность оптимизировать описанную выше процедуру, поручив работу по уничтожению документов квалифицированным специалистов. Инициировав сотрудничество с архивным центром, можно решить множество задач. И не только по уничтожению, но и по хранению, а также сканированию документов, созданию электронного архива и др.

Подобное сотрудничество – отличный способ обеспечить соблюдение действующего законодательства и оптимизировать собственную работу, не отвлекаясь на улаживание сопутствующих формальностей, сопровождающих обращение с документами.

Комментарии:

Добавить комментарий