Составление отчетов по учету рабочего времени в 1С:Документооборот 1.4

Цель: получить необходимые навыки работы по учету рабочего времени, а также получить отчеты для созданной документации на подготовленном заранее примере.

Исходные данные

Программа «1С: Документооборот» предоставляет возможность вести учет затрат рабочего времени сотрудников.

Стоит отталкиваться от того, что…

  • Отчеты составляются каждый день и в обязательном порядке самостоятельно заполняются сотрудниками, с помощью функции автоматического добавления записей.
  • Учет затрат рабочего времени сотрудников строится на основе ежедневных отчетов о проделанной работе.
  • На основании ежедневных отчетов можно построить разнообразные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.
  • Все полученные данные отчетов отображаются в разрезе видов работы.

Для анализа работы организации в программе предусмотрена возможность построения большого количества разнообразных отчетов, в том числе:

  • представление итоговой информации руководству;
  • анализ данных;
  • оперативный контроль;
  • печать официальных документов.

Задание

Учет рабочего времени будет происходить для 6 работников.

1. Проведем учет рабочего времени вручную. Заходим в раздел «Учет рабочего времени» на панели действий выбираем «СОЗДАТЬ» → «Ежедневные ОТЧЕТЫ». В открытом окне «Ежедневный отчет (создание)» заполняем такие поля, как «Отчет по», «Дату начала и конца работы», «Пользователь».

Для добавления новой работы нажимаем кнопку «Добавить работу» и заполняем поля:

  • «Содержание работ» — указывается конкретное название работы, которая исполняется работником;
  • «Время» — записывается количество часов, потраченных на работу;
  • «Вид работ» — выбираем из списка вид работы.
Создание ежедневного отчета
Создание ежедневного отчета
Список видов работ сотрудника
Список видов работ сотрудника

2. После заполнения необходимых полей в ежедневном отчете мы сохраняем, нажав кнопку  «Записать и закрыть» или
 «Записать объект».

В случае необходимости удаления работы нажимаем кнопку  «Удалить текущий элемент».

3. Проверить создание ежедневного отчета можно на панели навигации: нажать «Мои отчеты» — и откроется список уже созданных ранее ежедневных отчетов работника.

Список созданных ежедневных отчетов работника
Список созданных ежедневных отчетов работника

4. Проведем учет рабочего времени автоматически. Для этого заходим в раздел «Настройка и администрирование» на панели навигации выбираем «СЕРВИС» → «Персональные настройки». В открытом окне выбираем вкладку «Учет времени» и в поле «Добавлять работу в ежедневный отчет при выполнении задачи» ставим галочку и нажимаем кнопку «ОК». Аналогично учет времени необходимо провести для всех наших сотрудников.

5. Проверим результаты автоматического учета времени работника. Для этого мы заходим в раздел «Документы и файлы», на панели навигации выбираем «Исходящие документы».

6. Далее нажимаем кнопку «Создать на основании», создаем задачу «Согласование», заполняем такие поля, как «Описание», «Срок», «С кем согласовать».

 Создадим учет рабочего времени автоматически
Создадим учет рабочего времени автоматически
Открытый исходный документ
Открытый исходный документ
Создание согласования документа
Создание согласования документа

7. Для автоматического учета рабочего времени работника нужно воспользоваться его профилем. Необходимо завершить задачу «Согласование» для таких работников, которым она была отправлена, в нашем случае это Федоров А. П. (директор), Мишин С. А. (руководитель юридической службы), Зеленец Н. В. (главный бухгалтер).

В разделе «Рабочий стол» в окне «Мои задачи» выбираем вкладку «Задачи мне», видим задачи, которые требуют решения. Выбираем нашу задачу согласовать «Трудовой договор Банная А. С.» и открываем ее, затем нажимаем кнопку «Согласовано», откроется окно «Добавление работы в ежедневный отчет», в котором заполняем такие поля, как «Длительность работы», «Вид работы», нажимаем кнопку «Добавить».

Поступившая задача согласования документа
Поступившая задача согласования документа
Сообщение и автоматический учет рабочего времени
Сообщение и автоматический учет рабочего времени

8. Теперь заходим в раздел «Учет рабочего времени», на панели навигации нажимаем «Мои отчеты», откроется список уже созданных ранее ежедневных отчетов директора Федоровой А. П.

Обратите внимание! Красным цветом светится автоматически созданный ежедневный отчет, откроем его для просмотра.

Автоматически созданный ежедневный отчет
Автоматически созданный ежедневный отчет
Ежедневный отчет по 04.12.2012 г.
Ежедневный отчет по 04.12.2012 г.

9. Создадим отчет директора предприятия по выполненным задачам, для этого заходим в раздел «Учет рабочего времени», на панели действий выбираем «Отчеты» → «ЗАТРАТЫ ВРЕМЕНИ», в открытом окне выбираем варианты изображения отчета, нажав на кнопку «Выбрать вариант», откроется список «Выбор варианта отчета», затем указываем, за какой период (этот месяц), и нажимаем кнопку «Сформировать». Любой выбранный вид отчета потребует заполнения полей, а именно «Вид работы», «Подразделение», результаты отчетов приведены ниже.

Выбор вариантов отчета
Выбор вариантов отчета
Отчет "Мои затраты времени"
Отчет «Мои затраты времени»
Отчет «Затраты времени по видам работ»
Отчет «Затраты времени по видам работ»
Отчет «Затраты времени по подразделениям»
Отчет «Затраты времени по подразделениям»
Отчет «Проценты затрат времени по видам работ»
Отчет «Проценты затрат времени по видам работ»

10. Создадим отчеты по документации предприятия, для этого необходимо зайти в раздел «Документы и файлы», на панели действий выбираем «Отчеты» → «Входящие документы», откроется окно «Отчет по входящим документам». Заполняем поле «Период», нажимаем кнопку │…│— «Выбрать» и указываем «произвольные периоды», «Вариант отчета».

Установление периода отчетности
Установление периода отчетности
Статистический отчет в виде гистограммы входящих документов за период 2009—2012 гг.
Статистический отчет в виде гистограммы входящих документов за период 2009—2012 гг.
Статистический отчет в виде круговой диаграммы входных документов за период 2009—2012 гг.
Статистический отчет в виде круговой диаграммы входных документов за период 2009—2012 гг.
Отчет о входящих документах за период 2009—2012 гг.
Отчет о входящих документах за период 2009—2012 гг.

11. Согласно п. 10, строим отчеты по выходным и внутренним документам предприятия.

12. Создадим отчет по бизнес-процессам, для этого заходим в раздел «Задачи и бизнес-процессы», на панели действий выбираем «Отчеты» → «БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ». В открытом окне «Отчет по бизнес-процессам» заполняем необходимые поля и нажимаем кнопку «Сформировать».

Отчет по бизнес-процессам предприятия
Отчет по бизнес-процессам предприятия

 

Комментарии:

Добавить комментарий