Сопроводительное письмо: значение документа и правила составления

Сопроводительное письмо — приложение к деловой корреспонденции, описывающее суть и содержание отправления. Документ не является обязательным, а его форма не утверждена нормативно-правовыми актами. Решение о составлении участники принимают самостоятельно. Распространенность писем обусловлена большим юридическим значением. Они служат подтверждением вручения адресату бумаг и существенно сокращают риск споров. Специалисты охотно используют инструмент в защите интересов компании.

Как составить сопроводительное письмо

Стандарты и законодательные акты не содержат прямых указаний по разработке этого типа документов. Делопроизводители руководствуются практикой, а также указаниями квалифицированных юристов. Классическое сопроводительное письмо должно содержать информацию о дате отправления и опись вложений. Подтверждением достоверности служит подпись получателя с формулировкой «Комплектность проверена».

Документ подлежит регистрации в журнале входящей корреспонденции вместе с другими деловыми бумагами. Дату внесения записи признают отправной точкой в определении сроков рассмотрения или исковой давности. Если адресат ведет себя недобросовестно и уклоняется от получения писем, альтернативой служит почтовое уведомление о вручении.

При составлении документа необходимо учитывать базовые принципы делопроизводства. Руководствами являются:

За основу юристы советуют брать традиционный бланк. Он содержится в государственном стандарте. Основными его реквизитами являются данные об отправителе (наименование, регистрационные номера и контактная информация). Средства индивидуализации используют по собственному усмотрению. Наличие фирменных эмблем или печатей исключает фальсификацию.

Основное внимание уделяют не тексту, а описанию приложений. Перечень играет решающую роль. От отправителя требуется указать:

  • наименования вложений;
  • количество экземпляров и листов;
  • статус (оригинал, дубликат, копия).

Опытные делопроизводители пользуются разными формулировками. Они могут сводиться к простой фразе об отправке, либо содержать более подробную информацию. Обоснование включают в текст письма по необходимости, например, при выполнении требования или нормативного акта. Допускается вносить рекомендации или указания на действия, которые должен совершить адресат после получения. В любом случае основной раздел документа будет включать сообщение о предоставлении сведений или материалов. Предписания об обращении с вложениями, требования или комментарии составят факультативную часть.

В завершение напомним о необходимости следовать общим принципам делопроизводства. Обязательными реквизитами сопроводительного письма будут дата разработки, исходящий регистрационный номер, точное наименование адресата и отправителя, заголовок, текст, подпись, информация об исполнителе. Этот набор можно дополнить ссылками на запрос, который послужил причиной отправки корреспонденции, а также визами должностных лиц.

Комментарии:

Добавить комментарий