Сопроводительное письмо — приложение к деловой корреспонденции, описывающее суть и содержание отправления. Документ не является обязательным, а его форма не утверждена нормативно-правовыми актами. Решение о составлении участники принимают самостоятельно. Распространенность писем обусловлена большим юридическим значением. Они служат подтверждением вручения адресату бумаг и существенно сокращают риск споров. Специалисты охотно используют инструмент в защите интересов компании.
Как составить сопроводительное письмо
Стандарты и законодательные акты не содержат прямых указаний по разработке этого типа документов. Делопроизводители руководствуются практикой, а также указаниями квалифицированных юристов. Классическое сопроводительное письмо должно содержать информацию о дате отправления и опись вложений. Подтверждением достоверности служит подпись получателя с формулировкой «Комплектность проверена».
Документ подлежит регистрации в журнале входящей корреспонденции вместе с другими деловыми бумагами. Дату внесения записи признают отправной точкой в определении сроков рассмотрения или исковой давности. Если адресат ведет себя недобросовестно и уклоняется от получения писем, альтернативой служит почтовое уведомление о вручении.
При составлении документа необходимо учитывать базовые принципы делопроизводства. Руководствами являются:
- приказ Росархива № 76 от 23.12.2009 года и Методические рекомендации;
- ГОСТ Р 6.30-2003;
- локальные инструкции по организации документооборота компании.
За основу юристы советуют брать традиционный бланк. Он содержится в государственном стандарте. Основными его реквизитами являются данные об отправителе (наименование, регистрационные номера и контактная информация). Средства индивидуализации используют по собственному усмотрению. Наличие фирменных эмблем или печатей исключает фальсификацию.
Основное внимание уделяют не тексту, а описанию приложений. Перечень играет решающую роль. От отправителя требуется указать:
- наименования вложений;
- количество экземпляров и листов;
- статус (оригинал, дубликат, копия).
Опытные делопроизводители пользуются разными формулировками. Они могут сводиться к простой фразе об отправке, либо содержать более подробную информацию. Обоснование включают в текст письма по необходимости, например, при выполнении требования или нормативного акта. Допускается вносить рекомендации или указания на действия, которые должен совершить адресат после получения. В любом случае основной раздел документа будет включать сообщение о предоставлении сведений или материалов. Предписания об обращении с вложениями, требования или комментарии составят факультативную часть.
В завершение напомним о необходимости следовать общим принципам делопроизводства. Обязательными реквизитами сопроводительного письма будут дата разработки, исходящий регистрационный номер, точное наименование адресата и отправителя, заголовок, текст, подпись, информация об исполнителе. Этот набор можно дополнить ссылками на запрос, который послужил причиной отправки корреспонденции, а также визами должностных лиц.
Комментарии: