Секреты эффективного управления предприятием: как избежать разрухи

Одной из наиболее острых проблем отечественного бизнеса является неорганизованность. Создавая компании, собственники часто пренебрегают вопросами управления. Руководители не заботятся о четком разграничении структуры, выделении отделов или утверждении схемы соподчинения. Иногда крупные предприятия работают без локальных нормативных актов, а должностные лица не могут точно определить объем возложенных на них обязанностей. Итогом такого отношения к менеджменту становится медленное разрушение фирмы. Халатность, хищения и некомпетентность становятся обычными явлениями.

Первый шаг к эффективности

Приступать к выстраиванию внутренней структуры следует сразу после регистрации предприятия. В этом случае удастся избежать грубых нарушений. Наемным же сотрудникам будет значительно проще добиться поставленных задач. На территории России и стран СНГ распространение получил иерархический тип. Суть метода заключается в подчинении нижестоящих подразделений вышестоящим.

Основой для издания всех локальных документов является устав. В качестве нормативно-правового базиса выступают федеральные законы о конкретной организационной форме компании. Для разработки схемы потребуются следующие данные:

  • цели фирмы;
  • перечень направлений хозяйственной деятельности;
  • особенности сегмента, в котором работает компания;
  • список факторов, влияющих на успех реализации коммерческих проектов;
  • оптимальная численность штата.

В первую очередь выделяют традиционные структурные единицы, общие для всех юридических лиц. Таковыми являются аппарат управления, бухгалтерия, службы закупок и сбыта, кадровый отдел, ОТК. Крупным предприятиям могут понадобиться услуги юристов, специалистов по таможенному оформлению. Не стоит забывать и об обслуживающих подразделениях: котельные, слесарные участки.

Специфическими будут службы, ответственные за отдельные этапы производственного процесса. Так, например, при создании деревоперерабатывающего завода выделяют:

  • участок приемки и складирования сырья (круглых неокоренных сортиментов);
  • лесопильный цех;
  • склад готовой продукции;
  • сушильные камеры;
  • зону станочной обработки
  • участок обеззараживания и финишной отделки;
  • столярный цех;
  • автопарк;
  • цех переработки отходов и т.д.

Каждое подразделение должен возглавлять руководитель среднего звена. Перечень функций закрепляют в специальных положениях, определяя объем прав, обязанностей, а также подчиненность служб. Сократить число локальных документов можно за счет разработки единого нормативного акта.

Ключевыми правилами на этом этапе остается четкость и прозрачность. Авторам положения об отделах рекомендуют избегать противоречий. Недопустимым считается дублирование полномочий и установление множественного контроля над одним подразделением. Продумать необходимо не только вертикальные, но и горизонтальные связи.

Шаг второй: выстраиваем отношения с персоналом

Отбор и наем сотрудников является не менее важным вопросом при создании бизнеса. Размещению объявлений об открытых вакансиях должны предшествовать следующие мероприятия:

  • утверждение штатного расписания;
  • разработка правил внутреннего трудового распорядка;
  • составление типового договора с работником;
  • утверждение должностных инструкций.

Поскольку характер трудовой деятельности отдельных сотрудников связан с движением материальных ценностей, потребуется издать соответствующее положение. Руководитель компании обязан составить перечень лиц, допускаемых к работе с денежными средствами, в том числе суммами, выдаваемыми на условиях подотчетности. Кроме того, необходимо будет утвердить форму соглашения о материальной ответственности. Важными аспектами найма персонала являются заключение договоров о проведении медицинских осмотров, закупка средств индивидуальной защиты и проведение периодических проверок знаний.

Документооборот — это важно

Серьезной проблемой в постановке бизнеса стала правовая неграмотность. Нередко руководители среднего звена не знают даже правил оформления служебных записок. Универсальным решением можно считать инструкцию по делопроизводству. Введение документа в действие снимает целый ряд вопросов. Регламент включает:

  • порядок приемки и отправки корреспонденции;
  • формы отчетов, заявлений и объяснений, применяемых на предприятии;
  • схему движения документации, исключающую утрату информации;
  • правила хранения деловых бумаг;
  • порядок визирования, организации правовой, экономической или технической экспертизы;
  • сроки подготовки ответов на обращения и мн. др.

Также важно помнить о современных технологиях в части ведения делопроизводства, сегодня даже малый бизнес переходит на систему электронного документооборота, которая позволяет вести подробный учет каждого документа и избавит от необходимости вести контроль сроков, потому как эти функции автоматизированы.

Инструкция по делопроизводству обеспечит нормальный обмен сведениями между структурными подразделениями и должностными лицами. Наличие нормативного акта избавит от споров и злоупотреблений.

В заключение напомним о необходимости четкого финансового плана и регулярного контроля. Эффективность хозяйственной деятельности немыслима без профессиональной постановки учета, регулярных инвентаризаций и комплексного анализа результатов.

Комментарии:

Добавить комментарий