Одной из наиболее острых проблем отечественного бизнеса является неорганизованность. Создавая компании, собственники часто пренебрегают вопросами управления. Руководители не заботятся о четком разграничении структуры, выделении отделов или утверждении схемы соподчинения. Иногда крупные предприятия работают без локальных нормативных актов, а должностные лица не могут точно определить объем возложенных на них обязанностей. Итогом такого отношения к менеджменту становится медленное разрушение фирмы. Халатность, хищения и некомпетентность становятся обычными явлениями.
Первый шаг к эффективности
Приступать к выстраиванию внутренней структуры следует сразу после регистрации предприятия. В этом случае удастся избежать грубых нарушений. Наемным же сотрудникам будет значительно проще добиться поставленных задач. На территории России и стран СНГ распространение получил иерархический тип. Суть метода заключается в подчинении нижестоящих подразделений вышестоящим.
Основой для издания всех локальных документов является устав. В качестве нормативно-правового базиса выступают федеральные законы о конкретной организационной форме компании. Для разработки схемы потребуются следующие данные:
- цели фирмы;
- перечень направлений хозяйственной деятельности;
- особенности сегмента, в котором работает компания;
- список факторов, влияющих на успех реализации коммерческих проектов;
- оптимальная численность штата.
В первую очередь выделяют традиционные структурные единицы, общие для всех юридических лиц. Таковыми являются аппарат управления, бухгалтерия, службы закупок и сбыта, кадровый отдел, ОТК. Крупным предприятиям могут понадобиться услуги юристов, специалистов по таможенному оформлению. Не стоит забывать и об обслуживающих подразделениях: котельные, слесарные участки.
Специфическими будут службы, ответственные за отдельные этапы производственного процесса. Так, например, при создании деревоперерабатывающего завода выделяют:
- участок приемки и складирования сырья (круглых неокоренных сортиментов);
- лесопильный цех;
- склад готовой продукции;
- сушильные камеры;
- зону станочной обработки
- участок обеззараживания и финишной отделки;
- столярный цех;
- автопарк;
- цех переработки отходов и т.д.
Каждое подразделение должен возглавлять руководитель среднего звена. Перечень функций закрепляют в специальных положениях, определяя объем прав, обязанностей, а также подчиненность служб. Сократить число локальных документов можно за счет разработки единого нормативного акта.
Ключевыми правилами на этом этапе остается четкость и прозрачность. Авторам положения об отделах рекомендуют избегать противоречий. Недопустимым считается дублирование полномочий и установление множественного контроля над одним подразделением. Продумать необходимо не только вертикальные, но и горизонтальные связи.
Шаг второй: выстраиваем отношения с персоналом
Отбор и наем сотрудников является не менее важным вопросом при создании бизнеса. Размещению объявлений об открытых вакансиях должны предшествовать следующие мероприятия:
- утверждение штатного расписания;
- разработка правил внутреннего трудового распорядка;
- составление типового договора с работником;
- утверждение должностных инструкций.
Поскольку характер трудовой деятельности отдельных сотрудников связан с движением материальных ценностей, потребуется издать соответствующее положение. Руководитель компании обязан составить перечень лиц, допускаемых к работе с денежными средствами, в том числе суммами, выдаваемыми на условиях подотчетности. Кроме того, необходимо будет утвердить форму соглашения о материальной ответственности. Важными аспектами найма персонала являются заключение договоров о проведении медицинских осмотров, закупка средств индивидуальной защиты и проведение периодических проверок знаний.
Документооборот — это важно
Серьезной проблемой в постановке бизнеса стала правовая неграмотность. Нередко руководители среднего звена не знают даже правил оформления служебных записок. Универсальным решением можно считать инструкцию по делопроизводству. Введение документа в действие снимает целый ряд вопросов. Регламент включает:
- порядок приемки и отправки корреспонденции;
- формы отчетов, заявлений и объяснений, применяемых на предприятии;
- схему движения документации, исключающую утрату информации;
- правила хранения деловых бумаг;
- порядок визирования, организации правовой, экономической или технической экспертизы;
- сроки подготовки ответов на обращения и мн. др.
Также важно помнить о современных технологиях в части ведения делопроизводства, сегодня даже малый бизнес переходит на систему электронного документооборота, которая позволяет вести подробный учет каждого документа и избавит от необходимости вести контроль сроков, потому как эти функции автоматизированы.
Инструкция по делопроизводству обеспечит нормальный обмен сведениями между структурными подразделениями и должностными лицами. Наличие нормативного акта избавит от споров и злоупотреблений.
В заключение напомним о необходимости четкого финансового плана и регулярного контроля. Эффективность хозяйственной деятельности немыслима без профессиональной постановки учета, регулярных инвентаризаций и комплексного анализа результатов.
Комментарии: