«1С: Документооборот 8» располагает всеми необходимыми возможностями для эффективного ведения учета и регистрации входящей и исходящей корреспонденции. При этом происходит автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам. Настройка этих правил производится в разделе «Нумераторы» и будет нами рассмотрена в отдельной статье.
О том, как производится регистрация исходящих документов в 1С:Документооборот версии 2 написано в новой статье.
В свою очередь регистрация документов может производиться только в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями, а также «традициями» отечественного делопроизводства.
Регистрация документов, в зависимости от настроенных шаблонов бизнес процессов в каждой отдельно взятой организации может состоять из:
- автоматизации процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
- оповещение исполнителей;
- контролем регламентированных сроков исполнения документов;
- формированием отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
Как происходит регистрация входящих и исходящих документов?
Доступ к файлам и документам, хранящимся в информационной базе, предназначен раздел «Документы и файлы».
Панель навигации и панель действий указанного раздела содержат необходимые команды для работы с документами и файлами, построения отчетов и выполнения сервисных операций.
1. Создать новый входящий документ можно с помощью команды «Входящий» в группе «Создать» на панели действий раздела «Документы и файлы», откроется окно, представленное ниже.
2. Заполняем шапку документа, а именно такие поля, как «Отправитель», «Подписал», «№ отправителя», «Получатель», «Срок исполнения», «Гриф», «Вид», «Получен», «Состояние», «Организация», «Наименование».
Для заполнения поля «Отправитель» мы нажимаем кнопку 
или 
— у вас откроется список уже созданных предприятий и физических лиц из справочника «корреспонденты».
Обратите внимание! Если вы создаете документы (заявление, жалобу, письмо), они, как правило, приходят от физических лиц.
3. Для создания нового корреспондента нажимаем кнопку «Создать». Откроется новое окно «КОРРЕСПОНДЕНТ (СОЗДАНИЕ)», во вкладке «ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ» заполняем следующие поля: «Наименование», «Вид корреспондента», «Входит в группу», «Полное наименование», «ИНН», «КПП», «Код по ОКПО», а также во вкладке «АДРЕС, ТЕЛЕФОНЫ» заполняем необходимые для работы поля.
В поле «Наименование» может содержаться как название предприятия (ООО «Аврора»), так и конкретный человек (Иванов С. В.), тогда в поле «Вид корреспондента» выбираем физическое или юридическое лицо. Также следует учитывать что реквизит наименование можно заполнять в следующем виде: «Аврора ООО». В этом случае вы облегчите алфавитный поиск по справочнику корреспонденты, однако стоит не забывать, что впоследствии для автоматизации шаблонов документов будет необходимо дополнительное преобразование наименований корреспондентов для того, чтобы в шапке писем отображались корректные наименования. Подробнее о заполнении шаблонов word мы поговорим в отдельных статьях.
4. После внесенных данных нового корреспондента необходимо сохранить информацию, нажав кнопку «Записать объект» или «Записать и закрыть».
5. Для заполнения следующих полей используем кнопку «Выбрать».
В поле «Подписал» указывается лицо, подписавшее документ (если для корреспондента определено одно контактное лицо, оно сразу подставляется при выборе отправителя).
Поле «Организация» показывается в случае ведения документооборота для нескольких организаций.
Для установки регистрационного номера нужно нажать кнопку «№ отправителя», предварительно заполнив обязательные поля:
- «Гриф» (если в настройках программы включено выполнение грифов доступа);
- «Вид» документа (если в настройках программы включено использование видов входных документов);
- другие обязательные для заполнения поля, отмеченные красным подчеркиванием, например «Организация» или «Вопросы деятельности».
Поле «Состояние» меняется автоматически, но может быть изменено и вручную, если установлена настройка программы «Разрешить изменение состояния вручную».
В полях:
- «Адресат» — указывается, кому именно направлено данное письмо. Это элемент справочника «Корреспонденты»;
- «Срок исполнения» — указывается конкретная дата;
- «Получен» — указываете, каким способом был доставлен документ;
- «Наименование» — краткое содержание документа, который прикреплен.
К входящему документу можно присоединить один или несколько файлов. Это можно сделать разными способами:
- отсканировать документ;
- добавить файл с диска кнопкой «Добавить в список файлов входящего документа»;
- добавить один или несколько файлов с диска с помощью команды «Импорт файлов» контекстного меню списка файлов;
- перенести один или несколько файлов из проводника Windows мышкой в список файлов в карточке документа.
6. Чтобы прикрепить документ к «входящему документу», необходимо сначала его сохранить, а затем зайти во вкладку «Файлы», нажать кнопку «Добавить из списка» и добавить документ.
С помощью подменю «Создать на основании» поддерживается весь жизненный цикл входящего документа, например:
- рассмотрение руководителем (бизнес-процесс);
- выполнение в соответствии с резолюцией руководителя (бизнес-процесс «Выполнение»);
- создание «исходящего документа» на основании данного «входящего документа» и другие операции.
7. Сначала пишем ответ на входящий документ. Сохраняем документ на рабочем столе компьютера, а затем нажимаем «Копировать», переносим его на «Удаленный рабочий стол» сервера и нажимаем «Вставить».
8. С помощью подменю «Создать на основании» создаем «исходящий документ», нажав кнопку «Создать на основании», выбираем из списка «исходящий документ», заполняем все необходимые поля, как мы это делали при создании «входящего документа».
9. Прикрепить документ в «исходящий документ», сохранить, нажав кнопку «Сохранить», затем зайти во вкладку «Файлы», нажать кнопку «Добавить», в открытом окне выбрать «Из файла на диске» и нажать кнопку «Создать». Затем сохраняем и закрываем документ, нажав на кнопку «Записать и закрыть».
Комментарии: