Правила составления коллективного письма

Время от времени на производстве возникает необходимость изложить общее мнение всего рабочего коллектива. В подобном случае желающие сотрудники, которые опираются на общее мнение и желание изложить его, оформляют коллективное письмо. Данный документ имеет целью изложение общего мнения по тому или иному вопросу, повышает возможность быть услышанным, поэтому и важно количество подписей участников под подобным документом.
Зачастую коллективные письма оформляются для обращения в вышестоящие инстанции, пишутся одним лицом, и заверяются подписями всех участников обращения.

Для того чтобы грамотно составить коллективное письмо, следует соблюдать некоторые правила делопроизводства.

  • Для написания используйте стандартную бумагу формата А4. Шапка с указанием адресата располагается вверху справа. В шапке указывается должность, звание лица к которому обращаются, его фамилия, имя и отчество.
  • Ниже, по центру, через два отступа от шапки следует обращение, которое желательно начать со слова «уважаемый».
  • Дальше, еще через один отступ, с красной строки, излагайте собственно суть обращения. Помните, что в коллективном обращении следует использовать местоимение «мы», озвучивая общее мнение либо проблему.
  • В письме, излагая проблему, используйте строгий деловой стиль. Не следует использовать сленговые выражения и грубую речь. Чтобы в дальнейшем не возникало недоразумений, согласовывайте текст письма с людьми, которые его впоследствии подпишут. Проблема должна быть вами описана с объективной точки зрения.
  • После описания проблемы, перейдите к предложениям по возможному ее решению. Возможно, вы захотите озвучить несколько альтернатив, с указанием их сильных и слабых сторон.
  • По окончании основного содержания, укажите, когда и в какой форме вы желали бы получить ответ с решением вашего вопроса. Возможно, вы хотите получить ответ непосредственно или прочитать в средствах массовой информации официального органа.
  • Обязательно проверьте текст на наличие грамматических ошибок, зачитайте для остальных, может быть потребуются некоторые корректировки.
  • Поскольку письмо, составленное вами, не является анонимным, в конце необходимо подписать его всеми участниками, возле подписи разборчиво вписывая фамилию и инициалы каждого.
  • Чтобы получить ответ в письменном виде, обязательно укажите в письме почтовый индекс и адрес, на который письмо должно быть отправлено.

 

Комментарии:

Добавить комментарий