Особенности управления проектами в 1С:Документообороте

«1С:Документооборот» позволяет организовать управление проектами с помощью контрольных точек. Работа этой функции производится в тестовом режиме, а её доработка будет осуществляться в дальнейших версиях программы. Контрольные точки в «1С:Документообороте» представляют собой инструменты, позволяющие управлять планом проекта. Они могут заменить собой план работ либо использоваться вместе с ним.

Правильное применение контрольных точек в «1С:Документоообороте» включает в себя 3 этапа:

  1. Создание и настройка списка контрольных точек.
  2. Ежедневная оценка вероятности удачного выполнения отдельной контрольной точки.
  3. Контроль точек по уровням контроля.

Особенности настройки контрольных точек в «1С:Документообороте»

Включение/отключение учета по контрольным точкам располагается в специальном разделе меню «Настройка и администрирование». Там необходимо перейти во вкладку «Настройки программы», а затем в «Проекты и трудозатраты». В появившемся окне нужно поставить галочку возле надписи: «Использовать контрольные точки». Если вы собираетесь сразу заняться корректировкой контрольных точек, то не покидайте меню и нажмите на надпись: «Уровни контроля».

Как настроить контрольные точки?

Если вы активируете функцию контрольных точек, то на панели появится кнопка, позволяющая перейти от карточек проектов и видов проектов к контрольным точкам. Уровни контроля применяют для управления проектами с различной степенью детализации. Их назначают сами пользователи. Количество уровней контроля не ограничено программой. Чтобы их настроить, необходимо кликнуть по надписи: «Уровни контроля», расположенной в меню настроек «Проекты и трудозатраты».

Ознакомиться со списком контрольных точек определенного проекта можно через специальную команду КТ, отображенную в списке проектов либо их карточках. В списке контрольных точек вы обнаружите:

  • существующие группы контрольных точек;
  • список контрольных точек конкретной группы;
  • информацию о состоянии контрольных точек.

Ознакомиться со списком контрольных точек проекта может любой пользователь, имеющий доступ к самому проекту. Добавлять, удалять, редактировать контрольные точки может только руководитель проекта, его заместители и делегаты. Во время создания карточки контрольной точки необходимо внести следующую информацию:

  • номер (если она первая в проекте);
  • название;
  • результат;
  • плановый срок её выполнения.

После внесения номера при создании следующей точки нумерация становится автоматической. Их можно вносить в календарь и пересылать по почте другим руководителям и участникам проекта. Чтобы это выполнить, нужно воспользоваться меню «Создать на основании». Управление контрольными точками подразумевает возможность оценки вероятности их успешного выполнения до установленного срока. Оценивать вероятность этого события должен сотрудник, отвечающий за конкретную контрольную точку. Чтобы выставить оценку, нужно выбрать одну или несколько контрольных точек, а затем кликнуть на пункт «Оценить». После этого перед пользователем откроется окно, где можно добавить комментарий, выбрать дату и одну из 3 оценок (в срок, есть несущественные риски, под угрозой).

Оценка сохранится. Каждое событие, описываемое контрольной точкой, можно оценить только 1 раз в неделю. Если возникает необходимость корректировки оценки, то предыдущая оценка автоматически ликвидируется программой.

История оценок, их анализ и шаблоны

Руководитель имеет доступ к истории оценок. Он может просмотреть её отдельно по каждой точке либо ознакомиться с полным списком оценок по конкретному проекту. Также он может получить список оценок. Там отображаются мероприятия, которые требуют оценки. Просмотрев окно истории, можно ознакомиться с динамикой оценок, проанализировать степень реализации контрольных точек, а также понять, какие мероприятия находятся под угрозой срыва.

Если руководителю неудобно работать в программе «1С:Документооборот», то он может выгрузить и загрузить список контрольных точек в формате XML-файл. При таком способе выгрузки контрольные точки сохраняются в виде шаблона. Кроме того, дополнительно можно настроить отдельно шаблоны контрольных точек для каждого проекта.

Чтобы это сделать, необходимо кликнуть по одноименному пункту меню контрольных точек. Перед пользователем откроется шаблон, куда можно добавлять списками контрольные точки и сортировать их по группам. Заполняется шаблон так же, как и карточка, но время выполнения указывается не датами, а часами, минутами, секундами либо рабочими днями. После этого при внесении каких-либо данных в карточку контрольной точки по шаблону время выполнения будет автоматически преобразовываться в рабочие дни.

Комментарии:

Добавить комментарий