Должностная инструкция делопроизводителя: права и обязанности

Кто может работать делопроизводителем

На должность делопроизводителя назначаются совершеннолетние лица, получившие начальное профессиональное, среднее или профильное образование и прошедшие специальную подготовку по установленной для данной должности программе.
Делопроизводитель должен быть знаком с основными положениями государственной системы делопроизводства, основами организации труда, трудовым законодательством, правилами безопасной эксплуатации компьютерной техники и порядком контроля служебной документации.

В организациях с небольшим штатом сотрудников обязанности делопроизводителя, как правило, выполняют секретари или офис-менеджеры. В крупных организациях на должность делопроизводителя обычно нанимается отдельный сотрудник, имеющий профильное образование.

Должностные обязанности и права делопроизводителя

• Прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции, а также учет исходящей корреспонденции.
• Оформление регистрационных карточек, ведение баз данных.
• Ведение картотеки и выдача справок по зарегистрированным документам, а также учет документации.
• Рассылка корреспонденции по адресатам.
• Ведение учета исходящей корреспонденции, систематизирование и хранение текущего архива.
• Работа со справочными материалами, созданными с целью обеспечения удобного и быстрого поиска документации.
• Подготовка и сдача материалов в архив предприятия, а также составление описи дел, сдаваемых на архивное хранение.
• Прием бумаг на подпись должностными лицами, проверка правильности оформления документации.
• Обеспечение сохранности служебной документации.
• Выполнение служебных поручений своего руководителя.

Делопроизводитель имеет право:

• Своевременно получать ознакомительную информацию по проектам и решениям руководства предприятия.
• Вносить на рассмотрение руководителя различные предложения по совершенствованию рабочего процесса, связанного с собственными обязанностями.
• В пределах компетенции своей должности сообщать руководству о недостатках в деятельности предприятия, выявленных в процессе работы и выполнения должностных обязанностей. Делопроизводитель может вносить предложения по устранению подобных недостатков.
• Запрашивать информационные материалы и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
• Требовать от руководства содействия в исполнении своих должностных обязанностей.